Обеспечение сохранности документов - комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения), а также организация размещения документов в хранилищах исключающих их хищение, утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии. Об этом на аппаратном совещании у Главы Администрации города проинформировала главный специалист отдела
бухгалтерского учета, отчетности и архивного дела, секретарь экспертной комиссии Марина Фокина.
Она рассказала, что специалисты отдела, выполняющие функции, связанные с архивным делом руководствуются: «Положением об условиях хранения документов Архивного фонда Луганской Народной Республики и других архивных документов», «Порядком государственного учета документов архивного фонда Луганской Народной Республики», «Порядком пользования документами архивного фонда Луганской Народной Республики в архивных учреждениях утвержденными постановлениями Совета Министров в 2016 году».
Документы отдела хранятся в 8 приспособленных архивохранилищах (2 архивохранилища для хранения документов Архивного фонда, 6 - для документов по личному составу).
В сейфе одного из архивохранилищ размещаются учетные документы и справочный аппарат на документы Архивного фонда. С целью обеспечения сохранности документов Архивного фонда архивохранилища размещены отдельно от рабочей комнаты и защищены от доступа посторонних лиц.
Архивохранилища оборудованы деревянными, металлическими и комбинированными стеллажами. Для осуществления контроля температурно-влажностного режима в архивохранилищах установлены гигрометры психрометрические. Контроль климатических параметров осуществляется еженедельно с отметкой результатов измерения в журнале регистрации наблюдений за состоянием температурно-влажностного режима.
Для дополнительной защиты документов Архивного фонда от воздействия света и пыли в отделе проводится картонирование документов.
Также она отметила, что обязательным видом работы по обеспечению сохранности документов является проверка их наличия и состояния. В ходе проверки составляется лист проверки наличия и состояния архивных документов. По результатам проверки, на основании листа проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов.
«Все поступающие в отдел документы вносятся в книгу учета поступления и выбытия документов на основании акта приема-передачи документов на хранение. Журналы учета поступления документов (документов Архивного фонда и по личному составу), списки фондов, реестр описей периодов Украины и Луганской Народной Республики ведутся отдельно. Реестр описей ведется в электронном виде.Важную роль при организации хранения играет топографирование, то есть обозначение мест хранения конкретных дел. В целях закрепления места хранения документов в хранилищах созданы специальные справочники – топографические указатели.
На каждый фонд составлены описи дел, ведутся листы и карточки фондов. На каждый поступивший в отдел фонд заводится дело фонда, в который помещаются все документы», - рассказала главный специалист.
«По состоянию на 01.01.2021 на хранении находится 160 фондов:
27 фондов постоянного хранения, 4049 ед. хранения,
133 фонда по личному составу, 11502 ед. хранения.
Всего на хранении находится 15551 ед. хранения», - сообщила Марина Фокина.
«Основной целью сохранности архивных документов является снижение воздействий неблагоприятных факторов и увеличение долговечности документов. Для этого в отделе проводятся работы по соблюдению нормативных режимов, поддерживающих документы в нормальном физическом состоянии, исключая их хищение и утрату», подытожила главный специалист отдела бухгалтерского учета, отчетности и архивного дела.
